Overview of Cost Management

Konsep Biaya

Dalam arti luas biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Biaya yang berhubungan dengan pelaksanaan suatu proses produksi dapat dikategorikan dalam beberapa kelompok, yaitu :

a.       Biaya Langsung

Biaya langsung merupakan biaya yang dikeluarkan untuk suatu proses produksi yang dapat dengan mudah dihubungkan secara ekonomi terhadap produk yang dihasilkan. Biaya langsung juga dapat diartikan sebagai biaya yang terlibat langsung dengan produk, yang biasanya dikeluarkan untuk membiayai tenaga kerja, dan bahan baku.

b.      Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung adalah biaya yang dikeluarkan dan tidak ada hubungan secara langsung dengan produk yang dihasilkan perusahaan. Biaya tidak langsung adalah semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk jadi selain biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung.

Konsep Manajemen Biaya

a.      Pengertian

Manajemen Biaya adalah proses dimana perusahaan mengontrol dan merencanakan biaya dalam melakukan bisnis. Masing-masing proyek harus telah disesuaikan dengan rencana manajemen biaya, dan perusahaan secara keseluruhan juga mengintegrasikan pengelolaan biaya ke model bisnis mereka secara keseluruhan.

Tidak ada pengertian tunggal untuk istilah ini, karena memiliki aplikasi yang luas. Bila dilaksanakan dengan baik, manajemen biaya akan diterjemahkan ke dalam mengurangi biaya produksi untuk produk dan layanan, serta peningkatan nilai yang dikirimkan kepada pelanggan.

b.      Manfaat manajemen biaya

Manajemen biaya bermanfaat bagi manajemen untuk:

1)      Perencanaan dan pengendalian

2)      Membantu manajemen dalam meningkatkan ketertelusuran biaya

3)      Membantu manajemen dalam mengoptimalkan kinerja daur hidup secara total.

4)      Membantu manajemen dalam pembuatan keputusan

5)      Membantu manajemen dalam proses manajemen investasi

6)      Membantu manajemen dalam mengintegrasikan kriteria pengukuran kinerja non keuangan ke dalam kinerja keuangan agar terjamin konsistensinya

7)      Membantu manajemen dalam mengorganisasi berbagai tingkat otomasi.

c.       Tahapan Manajemen Biaya Proyek

1)      Cost estimating - membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Output penting dari tahapan ini adalah estimasi biaya. Sangat penting membangun cost management plan yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek.

2)      Cost budgeting - mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.

3)      Cost control -  mengendalikan perubahan dana proyek. Proses dalam pengendalian biaya termasuk monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

d.      Informasi Manajemen Biaya

Informasi manajemen biaya meliputi informasi yang bersifat keuangan maupun non keuangan yang penting bagi keberhasilan perusahaan. Informasi keuangan saja dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena informasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek. Sedangkan untuk mencapai keberhasilan, perusahaan perlu memfokuskan terutama pada faktor-faktor yang mempunyai jangka waktu yang lebih panjang, seperti kualitas produk dan loyalitas pelanggan.

Sebagai contoh, penekanan pada informasi keuangan saja dapat mengarahkan manajer untuk menekankan pada penurunan biaya dan mengabaikan atau menurunkan satandar kualitas.  Keputusan ini dapat menjadi kekeliruan yang fatal, mengarah pada hilangnya pelanggan dan pasar pada jangka panjang.

Informasi manajemen biaya disediakan untuk masing-masing fungsi utama manajemen yaitu :

a)      Manajemen stratejik yang merupakan pengembangan posisi kompetitf sehingga keunggulan kompetitif dapat menyebabkan kesuksesan yang berkesinambungan.

Strategi adalah seperangkat tujuan dan rencana tindakan yang spesifik, yang apabila dicapai akan memberikan suatu keunggulan kompetitif yang diharapkan. Manajemen stratejik (strategic manajemen) meliputi pengindentifikasian dan pengimplementasian tujuan-tujuan dan rencana-rencana tindakan tersebut.

b)      Perencanaan dan pengambilan keputusan meliputi penganggaran dan perencanaan laba, pengelolaan arus kas dan keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan operasi atau membeli fasilitas, kapan peralatan harus diperbaiki atau harus memulai pengembangan produk baru. perusahaan, seperti misalnya kapan perusahaan harus menyewa

c)      Pengendalian operasional berlangsung ketika para manajer menengah (misalnya manajer pabrik, manajer produk, manajer regional) memonitor aktivitas para manajer operasional dan para karyawan (misalnya supervisor produksi dan para kepala departemen). Sebaliknya, pengendalian manajemen merupakan evaluasi terhadap para manajer tingkat menengah oleh para menajer diatasnya (controller atau CFO)

d)     Penyusunan laporan keuangan, manajemen tunduk pada persyaratan pelaporan yang dikeluarkan industri sejenis, kelompok profesional yang relevan. Informasi laporan keuangan juga mencakup tiga fungsi manajemen lainnya, karena informasi ini seringkali merupakan bagian yang  penting dari perencanaan, pengambilan keputusan dan manajemen stratejik.

e.       Lingkungan Bisnis Kontemporer

Lingkungan bisnis yang dinamis sangat berpengaruh dalam praktek manajemen biaya. Perubahan-perubahan tersebut adalah :

1)      Lingkungan bisnis global

Perkembangan penting yang mendorong perubahan yang meluas dalam lingkungan bisnis kontemporer adalah pertumbuhan pasar dan perdagangan internasional. Para manajer dan pemilik perusahaan paham akan pentingnya untuk mengejar penjualan dan aktivitas produksi di negara lain, juga untuk mengejar manfaat melakukan investasi.

Meningkatnya persaingan di lingkuangan bisnis global mempunyai arti bahwa kebutuhan perusahaan terhadap informasi manajemen biaya semakin meningkat supaya mampu bersaing. Perusahaan membutuhkan informasi keuangan dan non keuangan tentang bagaimana melakukan bisnis dan bagaimana cara bersaing secara efektif.

2)      Teknologi informasi dan pemanufakturan

Supaya dapat tetap kompetitif dalam menghadapi persaingan global yang semakin ketat, perusahaan di seluruh dunia mengadopsi teknologi informasi dan pemanufakturan persediaan tepat waktu (Just in Time Inventory) untuk mengurangi biaya penyimpanan persediaan, dana penggunaan mesin berteknolgi tinggi.

3)      Fokus pada pelanggan

Perubahan kunci dalam lingkungan bisnis adalah meningkatnya harapan pelanggan (customer expectation) terhadap fungsionalitas dan kualitas produk. Akibatnya siklus hidup produk (product life cycle) menjadi lebih pendek, sehingga perusahaan berusaha untuk menambah model baru dan produk baru secepat mungkin.

4)      Organisasi manajemen

Organisasi manajemen telah telah berubah dalam merespon perubahan pemasaran dan produksi, karena fokusnya adalah kepuasan pelanggan, maka tekanannya telah berubah dari ukuran kinerja yang bersifat keuangan dan berbasis laba menjadi ukuran kinerja yang berorientasi pada pelanggan, bersifat non keuangan, seperti kualitas dan pelayanan.

5)      Pertimbangan-pertimbangan social, politik dan budaya

Di samping perubahan-perubahan yang ada pada lingkungan bisnis, perubahan signifikan juga terjadi pada perubahan lingungan social, politik dan udaya yang mempengaruhi bisnis.

Konsekuensi dari adanya lingkungan yang baru adalah meningkatkan kebutuhan perusahaan untuk lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi yang baru.

f.       Teknik Manajemen Kontemporer

Para manajer menggunakan teknik berikut ini untuk mengimplementasikan strategi perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Teknik- teknik itu adalah :

1)      Benchmarking

Benchmarking merupakan proses di mana perusahaan mengidentifikasikan factor keberhasilan, mempelajri tentang prkatek-praktek terbaik yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain dan kemudian mengimplementasikan perbaikan-perbaikan dalam proses perusahaan untuk mencapai kinerja yang sama bahkan lebih baik dengan para pesaiangnya.

2)      Manajeman Kualitas total (Total Quality Management)

TQM merupakan teknik di mana manajemen mengembangkan kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek untuk meyakinkan bahwa produk dan jasa perusahaan memenuhi harapan pelanggan.

Pendekatan ini meliputi peningkatan :

ü  functionality (fungsionalitas produk)

ü  realibility (kehandalan)

ü  durability (ketahanan)

ü  serviceability (kemudahan produk untuk diperbaiki)

3)      Continous Improvement

Continous Improvement (dalam bahasa jepang disebut kaizen) merupakan teknik manajemen di mana para manajer dan pekerja setuju terhadap program “continous improvement” dalam hal kualitas dan faktor keberhasilan.

4)      Activity-Based Costing dan Activity-Based Management

Banyak perusahaan dapat memperbaiki perencanaan, penentuan harga pokok produk, pengendalian menggunakan analisis aktivitas untuk mengembangkan gambaran rinci tentang aktivitas spesifik yang dilakukan dalam operasi perusahaan.

Activity-based costing digunakan untuk meningkatkan akurasi analisis biaya dengan memperbaiki cara penelusuran biaya ke objek biaya. Activity based management menggunakan analisis aktivitas untuk meningkatkan pengendalian operasional dan pengendalian manajemen.

5)      Reengineering

Reengineering merupakan proses untuk menciptakan keunggulan kompettitif dimana manajemennya, seringkali juga menghasilkan pesanan/pekerjaan yang sudah dimodifikasi, digabungkan atau dihilangkan.

6)      The Theory of Constraint

The Theory of Constraint (teori kendala) merupakan teknik stratejik untuk membantu  perusahaan untuk mengubah bahan menjadi produk secara efektif meningkatkan  factor keberhasilan.konsep utama dalam TOC adalah throughput, yaitu kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas melalui penjualan atau sama dengan penjualan dikurangi bahan yang dibutuhkan dalam produk yang terjual. Throughput dapat diperbaiki secara langsung dengan meningkatkan kecepatan produk diproses sampai dengan dijual.

7)      Mass Customization

Mass Customization  merupakan teknik manajemen di mana pemasaran dan proses produksi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menangani meningkatnya variasi yang timbul dari pengiriman produk pesanan dan jasa kepada pelanggan.

8)      Target Costing

Target Costing merupakan teknik manajemen yang menentukan biaya yang diharapkan untuk suatu produk berdasarkan harga yang kompetitif, sehingga produk tersebut akan dapat memperoleh laba yang diharapkan. Jadi biaya ditentukan oleh harga.

9)      Life Cycle Costing Life Cycle Costing

Merupakan teknik manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan memonitor biaya produk selama siklus hidup produk. Siklus hidup produk meliputi tahap-tahap:

ü  Riset dan pengembangan

ü  Perancangan produk termasuk membuat prototype dan pengujian

ü  Produksi/pembuatan, inspeksi, pengepakan dan penggudangan

ü  Pemasaran, promosi dan distribusi

ü  Penjualan dan pelayanan.

10)  The Balanced Scorecard

Untuk menekankan pada pentingnya pengguanaan informasi, baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan, sekarang seringkali akuntansi melaporkan kinerja perusahaan berdasarkan factor-faktor keberhasilan dalam empat dimensi, yaitu :

ü  Kinerja keuangan

ü  mengukur profiabilitas di antara perusahaan-perusahaan lain, sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pemilik dan pemegang saham.

ü  Kepuasan pelanggan

ü  kepuasan mengukur kualitas, pelayanan dan rendahnya biaya dibandingkan dengan perusahaan lain sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pelanggan.