I. PENGERTIAN MANAJEMEN LETTER
Manajemen Letter merupkan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan
Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa
laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan
dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial
weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai
dengan saran-saran perbaikan dari KAP.
Menurut Whittington, O. Ray dan Kurt Paniy (2001), management letter
adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk
perbaikan kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah
mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping
untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kapada manajemen,
management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan public
seandainya dikemudian hari kelemahan pengendalian intern mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan.
Dalam menjalankan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan
kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut
dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen
Akuntan Publik – IAI.
Salah satu cara untuk mendapatkan langganan adalah bekerja sebaik
mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika
perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapakan
manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya
untuk menggunakan jasa KAP tersebut.
Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan public bisa menggunakan:
a. Internal Control Questionnaires
b. Flow Chart, menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu
transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan symbol-simbol
tertentu.
c. Menggunakan Narrative Memo (penjelasan tertulis dari system dan prosedur akuntansi)
Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu
gambaran mengenai pengendalian intern mengenai pengendalian intern yang
ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan
lebih lanjut dengan menggunakan Complience test (test ketaatan).
Dalam compliance test, yang diperiksa adalah:
a. Transaksi pengeluaran kas
b. Transaksi penerimaan kas
c. Transaksi penjualan
d. Transaksi pembelian
e. Transaksi pembayaran gaji
f. Transaksi koreksi/penyesuaian
Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut:
a. Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap
b. Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang
c. Apakah perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan sudah benar
d. Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan buku besar sudah benar.
Setelah melakukan compliance test, akuntan public harus menarik
kesimpulan mengenai kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang
terdapat dalam pengendalian intern perusahaan. Kemudian hasil temuan
tersebut harus diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta
saran-saran perbaikannya dalam sebuah surat yang disebut Manajemen
Letter.
II. CARA MEMBUAT MANAGEMENT LETTER YANG BAIK
Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting
agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif:
a. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan
masih sempat melakukan perbaikan-peraikan dalam pengendalian intern.
Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar
kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan
terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
b. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan.
c. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh
merupakan sesuatu yang “surprise”. Untuk itu, sebelumnya konsep
management letter harus di diskusikan terlebih dahulu dengan manajemen
perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari
manajemen.
d. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain.
e. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan
urutan-urutan pos neraca dan laba rugi atau menurut hal-hal yang paling
penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu
penanganan secepat mungkin.
f. Saran-saran yang diberikan harus sesuai dengan kondisi bisnis
perusahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan public
untuk membantu pengembangan usaha perusahaan.
g. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan
terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahan, atas segala
bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan public
melaksanakan pemeriksaannya.
III. MANFAAT MANAGEMENT LETTER
Management letter mempunyai banyak manfaat untuk klien tetapi untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP, antara lain:
1. Untuk klien:
a. dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya.
b. dalam mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi
kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan
dalam managemen letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan.
2. Untuk KAP :
a. menjadikan nama kantor akuntan public menjadi bertambah baik, karena
disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter
yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
b. jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada
teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan public tersebut.
c. jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien kantor akuntan public.
3. Untuk staf kantor akuntan public (anggota tim pemeriksan):
a. jika klien kantor akuntan public bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan.
b. mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern diberbagai macam/jenis perusahaan.
c. mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letter yang baik.
IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER
Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim audit (dari KAP) dalam membuat management letter:
1. Asisten Auditor (Junior Staf)
a. sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap
hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam
pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan
pengendalian intern.
b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta fotocopy bukti
pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut
oleh senior auditornya.
2. Senior Auditor (Pimpianan Tim Pemeriksa)
a. menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor,
khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan
pengendalian intern perusahaan.
b. mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter.
c. mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak
dan bagian management service dari kantor akuntan public, untuk
mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan system akuntansi.
d. menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisior/manager untuk ditelaah.
e. setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
3. Audit Supervisor/Manager
a. menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
b. menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah.
c. setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran
perbaikan dari audit partner) mendiskusikan konsep management letter
tersebut dengan manajemen perusahaan.
d. melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan
manajemen perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada
saran perubahan dari manajemen perusahaan.
e. memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.
4. Audit Partner
a. menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari
audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan “jika perlu”
dengan audit senior.
b. mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan “jika ada” kepada audit manager.
c. menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit
manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
d. membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter
yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.
e. menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen perusahaan.
Dari pembahasan tersebut diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan:
1. Management Letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor
akuntan public dengan maajemen perusahan yang diaudit, mengenai
pengendalian intern dan kelemahan-kelemahan yag terdapat dalam
pengendalian intern perusahaan.
2. Management Letter merupkan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan
pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikan
kepada klien. Sehingga jika dikemudian hari ada kecurangan yang
merugikan perusahan karena kelemahan pengedalian intern yang belum
diperbaiki, akuntan public tidak bisa disalahkan.
3. Management Letter bermanfaat baik bagi perusahan yang diaudit, kantor akuntan public, maupun staf kantor akuntan public.
4. Management Letter dapat merupakan”iklan tidak langsung” bagi kantor akuntan public.
5. Semua kantor akuntan public harus membiasakan diri untuk memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.
