Penyusunan Anggaran

Hakikat Anggaran

Anggaran merupakan alat penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu.

Karakteristik – karakteristik anggaran, antara lain:

1.      Anggaran mengestimasikan potensi laba dari unit bisnis tersebut.

2.   Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah nonmoneter (unit yang terjual atau diproduksi).

3.      Biasanya meliputi waktu selama satu tahun.

4.  Merupakan komitmen manajemen, manajer setuju untuk menerima tanggung jawab atas pencapaian tujuan-tujuan anggaran.

5.   Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi wewenangnya dari pembuat anggaran.

6.      Setelah disetujui, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi-kondisi tertentu.

7.  Secara berkala kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran, dan varians dianalisis serta dijelaskan.

Proses penyusunan anggaran harus dibedakan dari:

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dan penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, namun jenis aktivitas perencanaannya berbeda.

-          Proses penyusunan anggaran fokus pada satu tahun, sedangkan perencanaan strategis fokus pada aktivitas yang mencakup periode beberapa tahun.

-          Rencana strategis intinya terstruktur berdasarkan lini produk atau program lain, sedangkan anggaran terstruktur berdasarkan pusat tanggung jawab.

2.      Prediksi

Suatu anggaran adalah suatu rencana manajemen, dengan asumsi implisit bahwa langkah-langkah positif akan diambil oleh pembuat anggaran, manajer yang menyusun anggaran guna membuat kegiatan nyata sesuai dengan rencana. Suatu prediksi hanyalah suatu perkiraan akan apa yang mungkin terjadi, tetapi tidak mengandung implikasi bahwa pembuat prediksi akan berupaya untuk membentuk kejadian sehingga prediksinya akan terealisasi.

Karakteristik prediksi, antara lain:

-          Suatu prediksi dapat dinyatakan atau tidak dinyatakan dalam istilah moneter.

-          Dapat untuk periode waktu kapanpun

-          Pembuat prediksi tidak menerima tanggungjawab untuk memenuhi hasil yang diprediksi

-          Prediksi biasanya tidak disetujui oleh wewenang yang lebih tinggi

-          Suatu prediksi diperbaharui segera setelah informasi baru mengidentifikasikan adanya suatu perubahan dalam kondisi

-          Varians dari prediksi tidak dianalisis secara formal maupun berkala

Tujuan  operasi penyusunan anggaran, yaitu:

1.      Untuk menyesuaikan rencana strategis.

2.      Untuk membantu mengoordinasikan aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3.      Untuk menugaskan tanggung jawab kepada manajer, untuk mengotorisasi jumlah yang berwenang untuk mereka gunakan, dan untuk menginformasikan kepada mereka mengenai kinerja yang diharapkan dari mereka.

4.      Untuk memperoleh komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja aktual manajer.

Anggaran sebagai alat manajemen agar semakin banyak bermanfaat perlu memenuhi syarat sebagai berikut:

1.      Jenis dan mutu data yang dapat disediakan

2.      Sistem akuntansi keuangan dan sistem akuntansi biaya (ekstra atau intra komtabel)

3.      Sikap manajemen dalam menanggapi adanya pengubahan biaya dan harga-harga

4.      Tingkat kewenangan yang diberikan pimpinan pada bawahannya (desentralisasi atau sentralisasi) untuk mengubah anggaran

Anggaran Operasi

Dalam organisasi yang relatif kecil, terutama yang tidak mempunyai unit bisnis, keseluruhan anggran mungkin hanya setebal satu halaman saja, tetapi pada organisasi yang relatif besar, ada halaman ringkasan dan halaman-halaman lain yang berisi rincian dari unit bisnis, ditambah penelitian dan pengembangan, serta beban umu dan administratif.

Isi dari anggaran operasi, yaitu:

-          Anggaran pendapatan

Anggaran pendapatn berisi proyeksi penjualan unit dikalikan dengan harga jual yang diperkirakan. Dari semua elemen anggran laba, anggaran pendapatan adalah yang paling penting, tetapi juga merupakan elemen yang paling dipengaruhi oleh ketidakpastian paling besar. Tingkat ketidakpastian berbeda antarperusahaan, dan dalam perusahaan yang sama tingkat kepastian adalah berbeda pada waktu yang berbeda.

-          Anggaran biaya produksi dan biaya penjualan

Biaya bahan baku dan tenaga kerja standar untuk tingkat volume yang direncanakan dari bauran standar atas produk ditampilkan di anggaran. Manajer produksi membuat rencana untuk memperoleh kuantitas bahan baku dan tenaga kerja, dan mereka mungkin menyusun anggran pembelian untuk barang-barang yang waktu pengirimannya atau waktu tunggunya lama. Anggaran biaya yang dikembangkan oleh manajer produksi mungkin saja tidak untuk kuantitas produk yang sama seperti ditunjukkan dalam anggran penjualan, perbedaan tersebut menunjukkan tambahan atas atau pengurangan dari persediaan barang jadi.

-          Beban pemasaran

Beban pemasaran adalah beban yang dikeluarkan untuk memperoleh penjualan.

-          Beban logistik

Beban logistik biasanya dilaporkan secara terpisah dari beban untuk mendapatkan pesanan. Beban tersebut mencakup entri pesanan, pergudangan, dan pengambilan pesanan, trasportasi ke konsumen, dan penagihan piutang.

-          Beban umum dan administratif

Ini merupakan beban dari unit-unit staf, baik di kantor pusat maupun di unit bisnis. Beban-beban ini merupakan biaya diskresioner,walaupun beberap komponennya (biaya pembukuan dalam departemen akuntansi) merupakan biaya teknik.

-          Beban Penelitian dan Pengembangan

Anggaran penelitian dan pengembangan (litbang) menggunakan salah satu dari dua pendekatan kombinasi dari keduanya. Dalam pendekatan pertama jumlah total merupakan fokusnya. Pendekatan alternatif adalah dengan mengagresasikan rencana pengeluaran dari setiap proyek yang disetujui, ditambah cadangan untuk pekerjaan yang mungkin akan dilaksanakan walaupun saat ini belum terindentifikasi.

-          Pajak Penghasilan

Walaupun baris paling bawah adalah pendapatan setelah pajak penghasilan, beberapa perusahaan tidak mempertimbangkan pajak penghasilan dalam penyusunan anggaran untuk unit bisnis.

Meskipun fokus utama adalah pada penyusunan anggran operasi, anggaran yang lengkap juga meliputi :

-          Anggaran modal

Anggaran modal menyatakan proyek-proyek modal yang telah disetujui, ditambah jumlah sekaligus proyek-proyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi.

-          Anggaran neraca

Anggaran neraca menunjukkan implikasi neraca dari keputusan-keputusan yang tercakup dalam anggaran operasi maupun anggaran modal.

-          Anggaran laporan arus kas

Anggaran laporan arus kas menunjukkan beberapa banyak uang yang dibutuhkan selama tahun tersebut yang akan dipasok oleh laba ditahan dan berapa banyak, jika ada yang harus diperoleh dari pinjaman atau dari sumber-sumber luar lainnya.

Proses Penyusunan Anggaran

·         Organisasi

Departemen Anggaran

Melakukan beberapa fungsi, yaitu:

-          Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusunan anggaran.

-         Mengoordinasikan dan menerbitkan setiap tahunnya asumsi-asumsi dasar tingkat korporat yang akan menjadi dasar untuk anggaran.

-    Memastikan bahwa informasi informasi disampaikan dengan semestinya antarunit organisasi yang saling terkait.

-          Memberikan bantuan bagi pembuat anggaran dalam penyusunan anggaran mereka.

-   Menganalisis anggaran yang diajukan dan memberikan rekomendasi, pertama kepada pembuat anggaran, kemudian kepada manajemen senior.

-          Menangani proses pembuatan revisi anggaran selama tahun tersebut.

-          Mengoordinasikan pekerjaan dari departemen anggaran di eselon-eselon yang lebih rendah.

-         Menganalisis kinerja yang dilaporkan terhadap anggaran, menginterpretasikan hasilnya, dan membuat laporan ringkasan untuk manajemen senoir.

Komite Anggaran

Komnite anggaran terdiri dari anggota-anggota manajemen senior (CEO,COO,CFO). Komite ini meninjau dan menyetujui dan menyesuaikan masing-masing anggaran.

·         Penerbitan Pedoman

Langkah pertama dalam proses penyusunan anggaran adalah mengembangkan pedoman yang mengatur penyusunan anggaran, untuk disebarkan kepada semua manajer. Pedoman ini dinyatakan secara implisit dalam rencana strategis dan dimodifikasi sesuai dengan perkembangan yang telah terjadi semenjak disetujui, khususnya kinerja perusahaan sampai tanggal tersebut dan prediksi terakhir.

·         Usulan Awal Anggaran

Perubahan dari tingkat kinerja saat ini dapat diklasifikasikan sebagai:

Ø  Perubahan dalam kekuatan eksternal

-          Perubahan dalam tingkat umum aktivitas ekonomi yang mempengaruhi volume penjualan.

-          Perkiraan perubahan dalam harga beli bahan baku dan jasa.

-          Perkiraan perubahan dalam tarif upah tenaga kerja.

-          Perkiraan perubahan biaya dari aktivitas diskresioner (pemasaran, litbang).

-          Perubahan dalam harga jual.

Ø  Perubahan dalam kebijakan dan praktik internal

-          Perubahan dalam biaya produksi, mencerminkan peralatan dan metode baru.

-          Perubahan dalam biaya diskresioner, berdasarkan pada antisipasi perubahan dalam beban kerja.

-          Perubahan dalam pangsa pasar dan bauran produksi.

·         Negosiasi

Pembuat anggaran mendiskusikan anggaran dengan atasannya, ini merupakan inti dari proses tersebut. Perbedaan antara jumlah anggaran dan estimasi disebut slack.

·         Tinjauan dan Persetujuan

Usulan anggaran diajukan melalui beberapa tingkatan yang berjenjang dalam organisasi. Persetujuan terakhir direkomendasikan oleh komite anggaran kepada CEO. CEO juga menyerahkan anggaran yang telah disetujui kepada dewan direksi untuk disahkan.

·         Revisi Anggaran

Ada 2 jenis umum revisi anggaran, yaitu:

-          Prosedur yang menungkinkan pemutakhiran anggran secra sistematis (kuartalan).

-          Prosedur yang meungkinkan adanya revisi dalam keadaan tertentu.

Revisi anggaran harus dijustifikasikan berdasarkan perubahan kondisi yang signifikan dari yang ada ketika anggaran yang asli disetujui.

·         Anggaran Kontijensi

Beberapa perusahaan secra rutin menyusun anggaran kontijensi yang mengidentifikasikan tindakan-tindakan manajemen yang akan diambil jika ada penurunan yang signifikandalam volume penjualan dari apa yang telah diantisipasi ketika mengembangkan anggaran.

ASPEK-ASPEK KEPRILAKUAN

Partisipasi dalam Proses Penyusunan Anggaran

Penelitian telah menunjukkan bahwa partisipasi anggaran (yaitu, proses dimana pembuat anggran terlibat dan mempunyai pengaruh dalam penentuan besar anggran) mempunyai dampak positif terhadap motivasi manajerial karena dua alasan, yaitu:

1.      Kemungkinan ada penerimaan yang lebih besar atas cita-cita anggaran jika anggaran dipandag berada dalam kendali manajer, dibandingkan bila dipaksakan secara eksternal.

2.      Hasil penyusunan anggran partispatif adalah pertukaran informasi yang efektif.

Keterlibatan Manajemen Senior

Keterlibatan manajemen senior perlu agar sistem anggaran mana pun menjadi efektif dalam memotivasi pembuat anggaran. Manajemen harus berpatisipasi dalam peninjauan dan persetujuan anggaran, dan persetujuan tidak hanya sebagai stempel.

Departemen Anggaran

Departemen ini harus menganalisis anggaran secara rinci, dan departemen tersebut harus yakin bahwa anggran disusun dengan memadai dan informasinya adalah akurat. Untuk melaksanakan tugas mereka dengan efektif, maka anggota departemen anggaran harus mempunyai reputasi sebgai orang yang tidak memihak dan adil.