ANALISIS NILAI PROSES

ANALISIS NILAI PROSES

1.      Pengertian

Dalam jurnal yang ditulis oleh Ostrenga Michael R.dan Probst R. Frank, disebutkan bahwa process value analysis (PVA) adalah suatu metodologi untukmengurangi biaya dan meningkatkan proses denganmengidentifikasi sumber daya yang dikonsumsidalam suatu proses dan dasar penyebab biaya itu.

2.      Tujuan

Analisis nilai proses memungkin untuk menentukan keuntungan kompetitif terdiri dari dua yaitu: meningkatkan nilai bagi konsumen (customer value) dan meningkatkan efisiensi proses (process efficiency).

a.       Meningkatkan nilai bagi konsumen (costumer value)

Proses bisnis (atau value chain) adalah suatu mesin yang menghasikan nilai  dalam wujud produk atau jasa bagi konsumen yang ingin membeli. Peningkatan proses efektif  harus memulai  dengan pemahaman yang benar terhadap konsumen dan bagaimana atau mendefinisikan nilai, agar dapat menciptakan suatu sistem yang lebih efisien dari “garbage in, garbage out“.

b.      Meningkatkan efisiensi proses (process efficiency)

Secara rata-rata, 20% dari semua biaya proses produksi dan 30% dari semua biaya proses jasa/layanan dapat dihubungkan dengan aktivitas non value added.

Proses bisnis merupakan koleksi aktivitas yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Dengan mengabaikan industri atau sektor, organisasi manapun berusaha memberikan nilai lebih secara efisien dibanding dengan saingannya yang mempunyai keunggulan kompetitif berbeda.  Peningkatan proses dimulai dengan pemahaman terhadap pelanggan dan bagaimana untuk mendefinisikan nilai (dalam jurnal process value analysis: a strategic approach to cost reduction).

3.      Komponen

a.     Analisis penggerak

Analisis penggerak menekankan bagaimana untuk mencari penyebab utama biaya aktivitas. Dan dalam setiap aktivitas memiliki masukan dan keluaran. Masukan aktivitas merupakan sumber daya yang dibutuhkan oleh aktivitas untuk memproduksi keluaran, misalnya: membuat program komputer maka yang menjadi masukan adalah programmer, komputer, printer, kertas komputer dan disket. Sedangkan keluaran aktivitas adalah hasil atau produk dari aktivitas, dari contoh di atas maka keluarannya adalah program komputer.

b.     Analisis aktivitas

Fokus utama dari analisis nilai proses adalah analisis aktivitas. Analisis aktivitas menekankan pada bagaimana mengidentifkasi dan menentukan nilai. Analisis aktivitas akan menghasilkan empat hal : aktivitas apa yang telah dilakukan, berapa banyak orang yang melakukan aktivitas, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk aktivitas, menentukan nilai aktivitas bagi organisasi termasuk rekomendasi untuk memilih dan mempertahankan aktivitas bernilai tambah.

c.      Pengukuran kinerja aktivitas

Hal yang mendasar bagi usaha manjemen dalam meningkatkan profitabilitas maka diperlukan pengukuran aktivitas seberapa baik proses yang telah dilakukan. Pengukuran ini dapat dilihat dari segi keuangan dan non keuangan. Ukuran ini juga dirancang untuk mengetahui adanya perbaikan berkelanjutan. Pengukuran kinerja aktivitas berpusat pada tiga dimensi utama yaitu: efisiensi , kualitas dan waktu.

d.      Cara penggunaan (pengimplementasian)

            Ada lima (5) langkah-langkah dalam analisisproses nilai ini, yaitu:

a.       Mendefinisikan karakteristik dari kepuasan konsumen

Berikut adalah atribut yang sering berperan untuk memberikan kepuasan pelanggan bagi perusahaan manufaktur yaitu:

ü  Melebihi kebutuhan yang berkualitas

ü  Terjadwal pengantaran

ü  Rekomendasikan ide pengurangan

ü  Menunjukkan fleksibilitas dalam mempertemukan perubahan jadwal konsumen

ü  Merespon terhadap keluhan kualitas dengan cepat dan segera menindaklanjuti

ü  Menyediakan kemampuan pengembangan dan rancang bangun produk substansiil

ü  Menetapkan suatu proses untuk mengidentifikasi perubahan di dalam kebutuhan pelanggan dan tepat waktu

ü  Mengkomunikasikan perubahan itu kepada orang yang tepat

b.      Menyiapkan diagram aliran proses

Diagram aliran proses mendokumentasikan semua aktivitas, dari awal sampai selesai, di dalam proses yang normal dari bagian atau komponen. Biasanya memberikan informasi seperti:

ü  Keputusan-keputusan dan aturan perintah

ü  Rata-rata pengolahan dan antrian waktu

ü  Jarak suatu tempat

ü  Operasi untuk dilakukan

ü  Pusat kerja yang melakukan menyelenggarakan pekerjaan tersebut

ü  Waktu standar untuk set-up dan mejalankannya

ü  Total waktu yang digunakan untuk operasi itu

Cara yang terbaik untuk menyusun informasi ini adalah ke hand-carry suatu bagian sampai keseluruhan pabrikasi atau proses perakitan. Jenis ini mendekati masalah itu yang dibahas dalam artikel “Staple Yourself to an Order” ditulis oleh Benson P. Shapiro, V. Kasturi Rangan, dan Yohanes J. Sviokla. “Dengan pekerjaan biasanya mengikuti tiap jalan/langkah siklus manajemen pesanan, para manajer dapat meningkatkan layanan dan jika perlu bagaimana perusahaan bertemu dengan pelanggan tersebut”. Dalam banyak kesempatan, operator yang dijalankan suatu mesin merupakan satu-satunya orang yang mengorganisir setiap langkah yang tidak penting atau sumber daya yang tidak terpakai.

c.       Mengidentifikasi aktivitas non-value added

Aktivitas non-value-added adalah operasi ekstra dan fungsi yang dibangun dari inefisiensi dan inefektivitas. Meliputi langkah-langkah yang ideal, yang tidak memerlukan untuk mengkonversi material ke produk jadi.

Contoh umum meliputi waktu setup yang lebih, persediaan yang ekstra, laporan operasional dan keuangan yang tidak akurat, penyortiran, menerima dan pemerikasaan, pengerjaan kembali, dan sisa. Aktivitas lain adalah value added yang jelas, seperti: painting, membungkus, menghias dan mencat,dll.

d.      Menghapus aktivitas non value added

Dengan proses mendokumentasikan, langkah selanjutnya mungkin untuk performance enhancement teams dan untuk mengurangi tingkatan aktivitas non value added. Teams tersebut ciri khasnya terdiri dari empat kepada delapan individu yang mewakili semua departemen fungsi kunci, meninjau ulang proses, diagram aliran dan teknik memecahkan masalah untuk mengurangi aktivitas non value added, meningkatkan troughput dan mengurangi lead time pesanan. Teams kemudian mengutamakan penyebab yang potensial, sehingga dapat mengembangkan solusi dan menggambarkan rencana implementasi.

e.       Mengimplementasikan perubahan danmengukur pengembangan

Sebelum menerapkan usulan solusi suatu teams, menyusun garis dasar pencapaian data yang dibuthkan pembentukan, itu mencerminkan atribut yang ditingkatkan (misalnya, hari bekerja dalam proses, rata-rata waktu set up dan persen pengerjaan ulang). Kemudian memperkenalkan tindakan modifikasi dan penyusunan kinerja data tambahan yang harus dilakukan untuk meneliti derajat peningkatan.

Pada akhirnya, manajemen perlu untuk menentukan apakah perubahan memiliki kesesuaian dengan pengguna, apakah cukup memuaskan, dan apakah ada modifikasi lain yang dapat menguraikan lebih lanjut bagi peningkatan produktivitas dan mutu.